Jõgeva maakonnas on valmimas pilootprojekt volikogude/valitsuse infosüsteem lühendiga VOLIS, mis pakub omavalitsustele uue, ID-kaardi põhise suhtluskeskkonna. Süsteem käivitub 2010. aasta mais, kuid infoühiskonna nõunik Henri Pook on juba kahel korral kohalike omavalitsuste volikogude liikmetele rääkinud selle vajalikkusest ja selgitab seda nüüd ka Vooremaa lugejatele.
Mis on VOLIS ja kuidas saab seda kasutada?
Lahenduse eesmärk on avalikustada senisest rohkem kohalike omavalitsuste juhtorganite tööd ning teha volikogude ja valitsuste liikmete tööd kiiremaks ja kergemaks.
VOLISel on kaks olulist keskkonda: üks avalik, mida näevad kõik, ja teine volikogu liikmete töökeskkond, mida avalikkusele ei näidata. Nii saab volikogu liige teha oma tööd talle sobivas kohas ning puudub vajadus edastada materjale postiga või meiliga. Nende lugemiseks on vaja edaspidi vaid VOLISe süsteemi sisse logida.
Miks on volikogu ja valitsuse liikmel vaja omada ID- kaarti, miks ei saa hakkama tavalise parooliga?
ID-kaardiga isiku tuvastamine on universaalne lahendus, mis on kõige turvalisem elektroonne isiku tuvastamise ja digiallkirjastamise vahend ning keegi ei saa teise isikuna esineda. Samuti on vaid ID-kaardi kasutamisega võimalik turvaliselt läbi viia hääletustoiminguid. ID-kaart on Eestis tunnustatud autentimisvahend, mille turvalisust näitab juba selle kasutamine e-valimistel.
Millised võimalused avanevad linna- või vallavolikogu liikme töökeskkonna kasutajale?
Volikogu esimehel, komisjonide juhtidel, linnapeal, volikogu liikmel ja vallasekretäril – neil kõigil on erinevad rollid. Kõik nad kasutavad VOLISt ja igaühele ilmuvad ekraanile just neile mõeldud tööülesanded.
Saab klikkida iga eelnõu peale, selle läbi lugeda, arvamust avaldada, kooskõlastada ja hääletada. Istungi ajal saab näha juba ära olnud hääletusi. Samuti on reaalajas näha, kuidas mingi päevakorrapunkt edeneb.
Kas tavakodanik saab samuti ID-kaardi abil volikoguga suhelda ja kas alles jääb ka traditsiooniline ettepanekute esitamise võimalus?
ID-kaart annab kodanikule võimaluse esitada ettevalmistatavatele istungi materjalidele omapoolseid ettepanekuid. Ilma ID-kaardita näeb ta volikogu koosseisu, istungi nii otse kui ka varem toimunud istungi ülekannet, päevakorda, reaalajas kujunevat protokolli ja istungi materjale Saab teha statistikat, palju keegi on kohal käinud, samuti näeb istungite ajalugu.
Lisaks saab vaadata kõikvõimalikke õigusakte ka tervikuna. Näiteks saab inimene mingit uurimustööd tehes dokumendi liigi või ajalise järjestuse kaupa vaadata ka menetlusi, mis on varem toimunud.
Kuidas toimub tulevikus hääletamine, kui istungil osaleda saab ka virtuaalselt?
Volikogu istungist saab osa võtta mitut moodi. Virtuaalselt osalemine tähendab, et volikogu liige viibib füüsiliselt eemal – näiteks oma kodus – aga osaleb istungil kõikide õigustega. Elektrooniline hääletamine on see, kui saadik on saalis, aga kasutab sülearvutit ja hääletab selle kaudu. Füüsiline osalemine tähendab reaalselt volikogu saalis kohal olemist ja hääletamist käe tõstmisega. Erinevad hääletamised pannakse kokku ühte protokolli. Hääletuse ajal saab teha valiku nelja võimaluse vahel: poolt, erapooletu, vastu ja kohal.
</span>Milliseid kohustusi või võimalusi pakuvad erinevad kasutajavaated?
Erinevad on kasutajavaated näiteks istungi juhatajale ja sekretärile. Juhatajal on oluliselt rohkem vaateid ja tööriistu, sest temal on kontroll istungi üle ja ta peab jälgima, mis üldiselt toimub. Tema ei vajuta nuppudele, tal pole selleks aega, ta juhib ja talle on tehtud vaated, kus ta seda kontrolli tõepoolest omab, ta näeb saalipildist osa, näeb seda, kes sõna tahab jne.
Hoopis keerulisem on sekretäri teema, tema tööülesanded muutuvad kõige rohkem. Hetkel käibki meil linna- ja vallasekretäridega väga aktiivne töö, nad juba sisestavad andmeid ja teevad ka ettepanekuid, sest nemad on VOLISe peakasutajad.
Samas muutub istungi protokollimine sekretärile lihtsamaks, sest kõike ei pea enam ise kirjutama, suure osa suudab süsteem ise protokollida. Kõik protsessid jooksevad ise protokolli sisse, ka eelnõud on otse klikitavad ja loetavad ning istungiprotokoll on avalikkusele nähtav reaalajas.
Mis saab siis, kui virtuaalsel osalejal katkeb netiühendus?
Internetiühenduse katkemisel VOLIS infosüsteem võimaldab säilitada andmeid nii kasutaja arvutisse kui ka serverisse, kuhu jäävad alles kogu sessiooni ajalugu. Kui ühendus taastub uuendatakse vahepael toimunud info.
Milline on see tehnika, mida olete omavalitsustesse paigaldanud?
Tehniline lahendus on lihtne, midagi ulmelist selles ei ole. Volikogu saalidesse on paigaldatud VOLIS-e teenusepakkuja OÜ Smartlink poolt videoprojektor, mis näitab pilti seinale, kõlarid ning videokaamera, mis võimaldab näha volikogu istungit ka väljaspool volikogu saali.
Kuidas volikogude liikmed VOLISe tutvustamisse on suhtunud?
Olen kahel korral käinud projekti tutvustamas ja selgitanud, et VOLIS pakub ka koolitust. Reaalselt tuleb süsteem kasutusele alles 2010. aasta mais ja sellele eelnevalt viiakse läbi koolitused. Pärast kasutuselevõtmist Jõgevamaal teeme selle kättesaadavaks tervele Eestile.
VOLIS on tehtud, arvestades volikoguliikmete põhiõigustega. Kui leidub mõni volikogu liige, kes ei taha VOLISt kasutada, siis miski ei saa tema õigusi piirata. Sel juhul trükitakse talle dokumendid välja, pannakse ümbrikku, saadetakse koju. Kui volikogu liige tahab kasutada traditsioonilisi töömeetodeid, siis ei võta Eesti Vabariigis keegi temalt seda õigust ära.
Regionaalministri vastutusalasse kuuluvat projekti rahastatakse Euroopa Liidu Regionaalarengu Fondist.
Kohaliku omavalitsuse istungite infosüsteem VOLIS
*Valmib 2010. aasta kevadel.
*Hõlbustab Eesti kohalike omavalitsuste asjaajamist
*Eesmärgiks on välja töötada infosüsteemi tarkvara kasutamiseks kohalike omavalitsuste volikogudes ja valitsustes.
* VOLIS ühildub X-tee liidestust omavate dokumendihaldustarkvaradega ning mitmete teiste riigi ja kohaliku omavalitsuse jaoks välja töötatavate tarkvaralahendustega.
*VOLISt saab häälestada vastavalt kohapealsele vajadusele alates paberivaba töökeskkonna kasutuselevõtust ja lõpetades virtuaalse volikogu istungi läbiviimisega.
*VOLISt saab kasutada ka juhul, kui vaid osa volikogu liikmeid on nõus paberivaba töömeetodiga.
*VOLIS võimaldab avalikkusel lugeda kohaliku omavalitsuse istungite materjale ja jälgida volikogu istungil toimuvat üle interneti.
*Samuti võimaldab VOLIS olla kaasatud volikogu ja valitsuse otsustusprotsessidesse läbi erinevate e-kaasamise kanalite.
iii
JAANIKA KRESSA
